Онлайн-кассы в 2019 году: ожидания, действительность, перспективы

С 2018 года большинство компаний и ИП используют онлайн-кассы для расчетов с физическими лицами. В связи с изменениями у бизнеса появилось больше вопросов, чем ответов. Какая касса мне подойдет? Кто поможет ее установить? Как исправлять ошибки кассиров? Сколько это будет стоить?

Совместно с экспертами компании СКБ Контур мы подготовили статью, в которой ответим на популярные вопросы. 

Из этой статьи вы узнаете:

1. Кто должен применять онлайн-кассы, а кто — нет

2. Современные способы выбить кассовый чек покупателю

3. Кто и как может вернуть деньги за покупку онлайн-кассы

4. Новые возможности бизнеса с онлайн-кассой

5. Как избежать наказания за нарушение 54-ФЗ

6. Как исправить ошибки кассира

7. Как использовать онлайн-кассу, если ваш бизнес — интернет-магазин, торговые автоматы или сезонные продажи

Термины и сокращения, используемые в статье

Онлайн-касса — современный кассовый аппарат, который имеет выход в интернет через SIM-карту или встроенный модем. Касса передает чеки в электронном виде оператору фискальных данных, а затем в ФНС.

Фискальный накопитель (ФН) — электронный чип, который фиксирует и шифрует информацию о покупке и передает ее оператору фискальных данных.

Оператор фискальных данных (ОФД) — организация, которая обрабатывает, хранит и передает в налоговую инспекцию сведения о проведенных через кассу расчетах (фискальных данных).

Фискальные данные (ФД) — информация о расчетах, которые проведены через кассовый аппарат.

Кто должен применять онлайн-кассы, а кто — нет

Два этапа «кассовой реформы» позади. Онлайн-кассы применяет большая часть компаний и предпринимателей. С 1 июля 2019 года к ним присоединятся те, кто ранее получил отсрочку, в соответствии с ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

• ИП на патентной системе налогообложения (далее — ПСН) или едином налоге на вмененный доход (далее — ЕНВД), кроме предпринимателей, работающих в общественном питании и розничной торговле, которые используют онлайн-кассы с 01.07.2018;

• ИП без сотрудников в розничной торговле и общепите, работающие на ЕНВД или ПСН;

• ИП без сотрудников, торгующие через торговые автоматы (вендинг);

• организации на ЕНВД, чья деятельность не связана с розничной торговлей и общественным питанием;

• организации и ИП, которые оказывают услуги населению и вместо чеков выдают бланки строгой отчетности (далее — БСО).

Кто освобожден от применения онлайн-касс

Есть налогоплательщики, которые освобождены от онлайн-касс (ст. 2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Это связано с особенностями вида деятельности.

Освобождены от использования контрольно-кассовых машин (далее — ККМ):

Торговля

• продажа газет, журналов;

• продажа ценных бумаг;

• торговля на ярмарках, рынках и выставках (за исключением специально обустроенных мест);

• разносная торговля (в том числе в поездах и самолетах);

• торговля через киоски мороженым, водой и напитками на розлив;

• продажа воды и напитков, молока через автоцистерны;

• реализация изделий народного промысла собственного изготовления;

• продажа церковных предметов.

Услуги

• прием стеклопосуды и утиля;

• ремонт и окраска обуви, кожгалантереи;

• ремонт ключей и металлических изделий;

• уход за детьми и инвалидами;

• услуги носильщиков;

• вспашка огородов и распиловка дров;

• аптечные и фельдшерские пункты, расположенные в отдаленных сельских местностях;

• религиозные обряды;

• платные услуги библиотек;

• сдача ИП в аренду собственных жилых помещений;

• платные услуги муниципальных, государственных парковок.

Если вы оказываете услуги населению (абз. 6 п. 1.1. ФЗ от 22.05.2003 № 54), можете выдавать БСО вместо чека. Но после 01.07.2019 года все бланки должны оформляться через автоматизированные системы расчетов. Если занимаетесь торговлей, по требованию покупателя должен выдаваться товарный чек.

Организации или ИП в отдаленных от связи или труднодоступных местностях, выбивают чеки обычным способом и не передают их в налоговую. Перечень территорий устанавливается законодательным актом регионального правительства. В Ленинградской области это приказ от 28 февраля 2017 г. № 06. Например, вы можете не использовать онлайн-кассу, если ведете бизнес в Новой Ладоге или Дубровском городском поселении.

Совет от экспертов. Начинающие предприниматели, чей вид деятельности не освобожден от применения онлайн-кассы, обязаны пробить чек уже при первом расчете с покупателем или заказчиком. Отсрочек нет. Если вы ведете бизнес в районе, который признан труднодоступным, вы обязаны использовать кассу с фискальным накопителем.

Современные способы выбить кассовый чек покупателю

Есть 3 способа выбить кассовый чек покупателю:

1. Купить онлайн-кассу или модернизировать старую. Такой способ подходит для выдачи чеков покупателям в точках продаж, при курьерской доставке и при дистанционной оплате товаров и услуг.
   При проведении расчетов через интернет, вы обязаны пробить кассовый чек и отправить его на телефон или электронный адрес покупателя не позднее следующего рабочего дня.
   Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) содержит более 160 видов и моделей кассовых аппаратов. Цены за кассу и фискальный накопитель — от 12 000 до 70 000 рублей в зависимости от их возможностей;

2. Взять кассовый аппарат в аренду. Банки, компании-разработчики и ОФД дают онлайн-кассы в аренду. Это помогает экономить на обслуживании техники. Минимальная стоимость аренды кассы «под ключ» начинается от 2 100 рублей в месяц. Окончательный ежемесячный платеж зависит от функционала и модели выбранной вами кассы.
   У схемы есть особенность. Аппарат регистрируется на арендатора, от его имени ведутся расчеты, а сама касса находится в центре обработки данных компании-арендодателя.
   Аренда онлайн-кассы подходит интернет-магазинам и сайтам по продаже услуг. Начинающим предпринимателям на первых порах также удобнее взять онлайн-ККМ в аренду. Арендная схема снижает первоначальные затраты;

3. Организовать расчеты через платежного агента. Схема подойдет тем, кто принимает оплату банковскими картами или электронными деньгами на сайте. При заключении договора онлайн-касса вам не нужна. Платежный агент получает деньги от покупателей и отправляет онлайн-чек в налоговую инспекцию. Деньги за покупки агент переводит на ваш расчетный счет и оставляет себе комиссию от 2,5% до 7% суммы платежа.

Совет от экспертов. Основной вопрос, на который нужно ответить при выборе кассы: какой функционал вам необходим. Важные критерии:

1. Количество чеков в минуту;

2. Возможность нестационарного использования;

3. Вмещаемый объем данных о кассовых операциях;

4. Способ подключения к интернету;

5. Удобство управления.

Как установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Купленный кассовый аппарат следует установить и зарегистрировать.

Шаг 1. Выбрать онлайн-кассу и фискальный накопитель.

Убедитесь, что марки кассы и накопителя внесены в реестр данных ФНС. Изучите список операторов фискальных данных на сайте налоговой и решите, с каким ОФД вы хотите работать.

Реестр операторов фискальных данных на сайте ФНС

Выпустите электронную подпись (далее — ЭП), если у вас ее еще нет.

Читайте также:

Сколько ЭП нужно бизнесу и как защитить расчетный счет от кибермошенников.

Шаг 2. Заполнить заявление на регистрацию.

Через личный кабинет на сайте ФНС заполните заявление на регистрацию онлайн-ККТ и подпишите его ЭП. В заявлении укажите данные кассового аппарата, фискального накопителя, адрес установки кассы. Система автоматически проверит правильность данных.

После обработки заявления (5 дней) в кабинете налогоплательщика появится информация о регистрационном номере кассы.

Шаг 3. Провести фискализацию кассы.

Фискализация — так называется процесс ввода кассы в эксплуатацию — проводится через личный кабинет на сайте налоговой. Для проведения операции установите онлайн-кассу и фискальный накопитель, подключитесь к интернету. На этом этапе понадобятся сведения, указанные в заявлении, а также информация о параметрах ОФД и системе налогообложения. Введите данные в карточку регистрации ККМ в личном кабинете на сайте налоговой и дождитесь автоматической регистрации кассового аппарата.

После регистрации онлайн-касса выдаст отчет, а в личном кабинете появится карточка ККТ, подтверждающая постановку кассы на учет. Для завершения регистрации заполните на сайте ФНС «отчет о регистрации ККТ», внесите туда данные из кассового чека.

Шаг 4. Зарегистрировать кассу у оператора фискальных данных.

Зарегистрируйте кассу через личный кабинет на сайте ОФД. После регистрации в ОФД можно начинать работу.

Порядок установки онлайн-кассы

Совет от экспертов. На сайте ФНС России размещен реестр контрольно-кассовой техники, разрешенной для использования. Убедитесь, что выбранные вами кассовый аппарат и фискальный накопитель есть в этом списке.

Кто и как может вернуть деньги за покупку онлайн-кассы

Только предприниматели на ЕНВД и ПСН могут вернуть часть денег, потраченных на покупку и установку онлайн-кассы (ст. 1 ФЗ от 27.11.2017 № 349 ФЗ). Если вы совмещаете УСН и патент или УСН и ЕНВД, вычет можно получить только за кассы, которые используются для расчетов по патенту или вмененке. При совмещении ПСН и ЕНВД вычет положен только одному режиму на ваш выбор.

Как рассчитать размер вычета

Вычет не может превышать стоимость ККМ и быть больше 18 000 рублей на одну кассу.

Вы купили 3 аппарата за 15 000, 19 000, 22 000 рублей. Всего — 56 000 рублей. Вам положен вычет за первый аппарат — 15 000 рублей, за второй и третий — по 18 000 рублей. Общая сумма вычета — 51 000 рублей.

Вычет не может превышать размер налога, исчисленного за налоговый период. Если вы претендуете на вычет в 35 000 рублей, а стоимость патента на ваш вид услуг всего 15 000 рублей, вычет будет равен 15 000 рублей. Остатки неиспользованного вычета переходят на следующий налоговый период.

Сроки получения вычета на покупку онлайн-кассы

Предприниматели с наемными работниками в сферах общепита и розничной торговли получат вычет, только если поставили кассу на учет до 1 июля 2018 года. Для всех остальных ИП вычет положен при постановке на учет до 1 июля 2019 года.

Вычет для ЕНВД применяется с квартала, в котором онлайн-касса поставлена на учет. Например, плательщик ЕНВД ежеквартально перечисляет налог в 10 000 рублей. Установив онлайн-кассы в 3 квартале, он получит вычет только за 3 и 4 квартал — 20 000 рублей. А при установке в 1 квартале — 40 000 рублей за весь год.

Для ПСН вычет применяется в том налоговом периоде, в котором установлена касса, независимо от даты ее регистрации. Если вы купили патент на апрель — декабрь, а кассу установили в ноябре, уменьшайте налог за весь срок действия патента.

Как получить вычет

Чтобы получить вычет, обратитесь в инспекцию по месту регистрации и представьте копии документов, которые подтверждают расходы на покупку и установку онлайн-ККМ:

• расчетный документ, подтверждающий расходы на покупку контрольно-кассовой техники, фискального накопителя, программного обеспечения и их настройку (платежные поручения, кассовые чеки и другие);

• договоры купли-продажи аппарата, договоры на оказание услуг или выполнение работ;

• паспорт ККТ;

• сертификат о регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Способ получения вычета на онлайн-кассу зависит от системы налогообложения предпринимателя.

Как оформить вычет ИП на ЕНВД

Если вы работаете на вмененке, отразите в декларации по ЕНВД расходы на онлайн-кассу (Письмо от 20.02.2018 № СД-4-3/3375@). Для этого укажите сумму вычета и уплаченных страховых взносов в строке 020 раздела 3 декларации. Пример декларации по ЕНВД.

Дополнительно налоговики рекомендуют представить пояснения. Форма пояснительной записки приложена к указанному выше письму.

Чтобы исключить претензии к документам, укажите в пояснительной записке:

• модель онлайн-кассы;

• регистрационный номер аппарата;

• заводской номер;

• дату регистрации кассы в ФНС;

• сумму расходов на покупку и установку каждого кассового аппарата (в пределах разрешенного лимита 18 000 рублей);

• общую сумму расходов (если купили несколько онлайн-касс).

Как получить вычет ИП на патенте

Предприниматели на ПСН информируют налоговиков о применении вычета на покупку онлайн-кассы уведомлением.

Форма уведомления

В уведомлении укажите:

• Ф.И.О. налогоплательщика;

• ИНН налогоплательщика;

• номер и дату патента;

• сроки уплаты уменьшаемых платежей;

• суммы уменьшения;

• модель и заводской номер купленной кассы;

• общую сумму расходов на покупку аппаратов.

Совет от экспертов. Если вы уже заплатили патентный платеж, из которого хотите получить вычет, подайте заявление о возврате излишне уплаченного налога (ст. 78 НК РФ).

Образец заявлениия

Преимущества бизнеса с онлайн-кассой

Кассовая реформа — возможность для развития бизнеса. Вы можете улучшить качество обслуживания, сэкономить на эксплуатационных расходах, повысить уровень информатизации фирмы и уменьшить риск проверок кассовой дисциплины.

1. Снижение расходов на обслуживание и регистрацию. Больше не нужно везти кассовый аппарат в налоговую, чтобы поставить его на учет. Онлайн-кассы регистрируют на сайте ФНС без визита в налоговую инспекцию.
   Теперь не понадобится заключать договор с Центром технического обслуживания касс, а значит, вы экономите на ежегодных техосмотрах оборудования.
   Можно не закупать километры чековой ленты — теперь кассовые чеки отправляются покупателю на электронную почту или телефон;

2. Уменьшение нагрузки на персонал. Предпринимателям больше не нужно собирать и сдавать отчет о закрытии кассовой смены;

3. Удаленный доступ к актуальной информации о кассовых операциях и товарах. Новые кассы можно использовать через мобильный телефон или планшет. Руководитель, товаровед или бухгалтер имеют удаленный доступ к остаткам на складе, ценникам, кассовым приходным операциям. Это удобно для оперативного контроля за деятельностью и анализа ее результатов;

4. Снижение количества налоговых проверок. После введения онлайн-касс снизится риск проверки добросовестных налогоплательщиков. Если ваша касса регулярно передает сведения в ИФНС, у налоговиков не будет повода для визита.

Совет от экспертов. Подключите онлайн-кассу к облачным товароучетным сервисам, например, «Контур.Маркет». Этим вы избавите сотрудников от бумажной рутины, а скорость операций по приемке, списанию, инвентаризации товаров увеличится до двух раз.

Как избежать наказания за нарушение 54-ФЗ

Кассовая реформа в самом разгаре, но не все налогоплательщики знают, за какие нарушения грозит наказание и как его избежать. Рассмотрим самые распространенные проблемы.

Кассовый аппарат не установлен в срок

В соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ, неприменение ККМ в установленных законом случаях влечет штраф. Сумма штрафа зависит от суммы операций, которая проведена мимо кассы.

Для ИП это ¼ часть неучтенных денег, но не меньше 10 000 рублей. Для ООО — ¾ суммы, но не менее 30 000 рублей. Если инспекторы выявят несколько одинаковых нарушений, то могут приостановить торговлю на срок до 90 суток.

Например, в 2018 году ГП ЕАО «Облэнергоремонт» за подобное нарушение назначен штраф в размере 7 226 200 рублей. Отменить штраф в судебном порядке предприятию не удалось (решение от 08.08.2018 по делу № А16-1478/2018).

Как исправить. Вы можете избежать штрафа, если сообщите о нарушении прежде, чем его обнаружит налоговая инспекция (примечание к ч. 15 ст. 14.5 КоАП РФ).

1. Подключите кассу в соответствии с правилами ФЗ № 54-ФЗ;

2. Составьте акт, в котором укажите номера, даты и суммы всех расчетов, которые провели без онлайн-ККМ, укажите причину;

3. На кассовом аппарате сделайте чек коррекции. Признак расчета — «Приход», основание для коррекции — «Самостоятельная операция», документ основания — № и дата акта;

4. Напишите заявление в ИФНС, приложите копию акта и чека коррекции.

Нарушены правила использования кассы, ее регистрации и перерегистрации

Часть 4 статьи 14.5 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф за использование кассы, которая не соответствует требованиям (ст. 4 ФЗ № 54-ФЗ) или неправильно зарегистрирована. Для ИП штраф составит от 1 500 до 3 000 рублей. Для организации — от 5 000 до 10 000 рублей.

Как исправить. Предоставьте в ИФНС объяснительную записку и ходатайство о снижении суммы штрафа.

Клиенту не выдан и не отправлен в электронной форме БСО или чек

За ненаправление чека или БСО клиенту ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ предусматривает отдельный штраф за каждое нарушение. Сумма штрафа для предпринимателя — 2 000 рублей. Для организации — 10 000 рублей за каждый случай.

Даже если в ходе контрольной закупки налоговая инспекция обнаружит, что продавец не выдал чек покупателю, купившему бутылку воды за 100 рублей, фирма заплатит штраф 10 000 рублей.

Как исправить. Предоставьте в ИФНС объяснительную записку и ходатайство о снижении суммы штрафа.

Налоговым органам не выданы или выданы с опозданием истребуемые информация и документы

За такое нарушение в соответствии с ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф. Сумма санкций для ИП — от 1 500 до 3 000 рублей, для юридического лица — от 5 000 до 10 000 рублей.

Как исправить. Предоставьте в ИФНС объяснительную записку и ходатайство о снижении суммы штрафа.

Как исправить ошибки кассира

Все ошибки, допущенные кассиром, исправляют при помощи чеков коррекции (п. 4 ст. 4.3 ФЗ № 54-ФЗ). Правильное оформление чеков коррекции и сопутствующих документов избавит вас от штрафов налоговых органов.

Чек коррекции

Кассир пробил чек на меньшую сумму или не пробил совсем. Как правило, неучтенная выручка обнаруживается перед закрытием кассового дня.

Как исправить. Обнаружив, что денег в кассе больше, чем сумма пробитых чеков, оформите служебную записку кассира. В записке укажите номер и дату составления, время, дату и причину ошибочных действий кассира. Пробейте чек коррекции, в котором укажите признак расчета — «приход», тип коррекции — «самостоятельная операция», номер и дату служебной записки. Направьте в налоговый орган уведомление об обнаружении ошибки и произведенной корректировке.

Кассир указал в чеке сумму больше стоимости товара или услуги (ошибка обнаружена после ухода покупателя). Такая ситуация не будет нарушением расчетов. Корректировать расчеты не нужно, но исправить ошибку необходимо.

Как исправить. Допустивший нарушение сотрудник пишет объяснительную записку, так же, как в предыдущем случае. После этого по кассе пробивают обычный расчетный чек, в котором указывают признака расчета — «возврат прихода». Сумма возвратного чека равна разнице между ошибочной и правильной суммами.

Кассир указал в чеке неверную сумму, но обнаружил это в момент выдачи чека покупателю. Это ненаказуемое нарушение правил расчета.

Как исправить. В присутствии покупателя пробейте чек с признаком расчета «возврат прихода» на ошибочную сумму. Затем выбейте чек на правильную сумму и выдайте его покупателю.

Совет от экспертов. Не забудьте, что чеки коррекции и документы, которые подтверждают необходимость их использования, — данные первичного учета. Налогоплательщик обязан хранить их не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как использовать онлайн-кассу, если ваш бизнес — интернет-магазин, торговые автоматы или сезонные продажи

В ФЗ № 54 нет четких правил применения онлайн-касс для интернет-магазинов, торговых автоматов, сезонного бизнеса. В этом случае нужно руководствоваться письмами и разъяснениями Минфина и ФНС (например, письмо Минфина от 28 мая 2018 г. N ЕД-4-20/10222@).

Онлайн-касса для интернет-магазина

Покупатели интернет-магазинов оплачивают товары наличными в местах выдачи заказов (курьеру при доставке), либо банковскими картами онлайн. Владелец обязан выдать чек или отправить его на электронную почту покупателя.

Проанализируйте, как происходят расчеты с покупателями. Если покупатели оплачивают покупки на сайте магазина, выгодно использовать банковский эквайринг — услугу банка, которая помогает онлайн оплатить покупку с помощью карты. Комиссия за проведение расчетов у эквайринга меньше, чем у платежных систем.

Выберите партнера, который предоставит вам кассу и обеспечит отправку чеков покупателю и ОФД. При сбоях в работе интернета, ваши чеки будут поставлены в очередь и отправлены по назначению тогда, когда электронная связь возобновится. Это убережет вас от штрафов.

Для курьерской доставки и точек выдачи приобретите мобильную кассу с чекопечатающим устройством. Она выводит чек на ленте и отправляет электронную копию клиенту.

Совет от экспертов. Для нескольких интернет-магазинов можно использовать одну онлайн-кассу. Эквайринг выгоден интернет-магазинам с высокой проходимостью и большим объемом платежей.

Онлайн-касса для вендинга

Если через вендинговый аппарат оплачиваются билеты, фотографии, газеты, услуги туалета либо продаются продукты питания, напитки, кофе, сувениры — бумажный чек покупателю можно не предоставлять. Электронный чек отправляется на телефон или электронную почту покупателя. Одновременно информация о чеках передается в налоговую службу.

От выдачи чека освобождены все механические аппараты, например, автомат по продаже бахил или жвачки. Это возможно, если товар стоит меньше 100 рублей, а расчет производится наличными. (письмо Минфина от 13.07.2017 № 03-01-15/44752).

Но если ваш аппарат продает подакцизные или маркированные товары, например, сигареты, печать чека обязательна.

Для нескольких автоматов можно использовать одну кассу. Это возможно, когда торговые автоматы подключены к онлайн-кассе через эквайринг или платежного агента. Владельцам вендинговых автоматов, которые часто работают без офиса и технических мощностей, выгодно брать онлайн-кассы в аренду, чтобы переложить на арендодателя техобслуживание ККМ и доставку чеков в налоговую и покупателям.

Совет от экспертов. Проверьте свой аппарат. Заводской номер на вендинговом автомате должен легко читаться, а с 1 февраля 2020 года каждое устройство должно отображать на дисплее QR-код, который потребитель сможет считать телефоном (п. 3 ст. 4 ФЗ № 192-ФЗ).

Онлайн-касса для сезонного бизнеса

Сезонный бизнес — это торговля или производство, связанные с климатическими условиями или временем года (п. 2 ст. 11 НК РФ). Яркие примеры сезонной торговли: продажа овощей, фруктов, бахчевых культур. Если вы торгуете вразвал, применение онлайн-кассы не требуется. Но при продаже в киосках и стационарных торговых точках кассовый аппарат необходим.

Основная задача при ведении сезонной торговли или оказании услуг — выбор фискального накопителя и подготовка кассы к длительному перерыву в продажах. Для сезонки разрешено применение фискальных накопителей с любым сроком службы: 13, 15, 18, 36 (п. 6 ст. 4.1 ФЗ № 54).

По окончании сезона закройте смену на кассе. Перед отключением убедитесь, что аппарат получил подтверждение от оператора фискальных данных обо всех операциях. Для этого при формировании отчета о закрытии смены обратите внимание на реквизиты счета:

• число документов, которые не направлены ОФД (в графе должно быть «0»);

• дата первого документа, который не удалось передать.

Совет от экспертов. Если какие-то документы останутся неподтвержденными в течение 30 дней, ФН перестанет формировать фискальный признак для подтверждения достоверности данных (п. 1 ст. 4.1 № 54-ФЗ). К штрафу это не приведет, но работать на кассе будет невозможно.