Три способа сократить расходы на бухгалтерию

Бухгалтерия дорого обходится бизнесу, но если ее грамотно организовать, можно платить за нее в два раза меньше. В статье расскажем, как сэкономить на бухгалтерии и сохранить качество учета.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как передать на аутсорсинг весь бухучет или часть

2. Как найти квалифицированного бухгалтера в штат

3. Как оптимизировать учет в организации

4. Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии

5. Комментарий эксперта

Как передать на аутсорсинг весь бухучет или часть

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения вашей бухгалтерии специалистам сторонней организации. Для малого бизнеса аутсорсинг выгоднее, чем бухгалтер в штате.

Рассчитаем экономию на примере организации с главным бухгалтером, бухгалтером-оператором и кадровиком.

Расходы на аутсорсинг и собственную бухгалтерию

Ежемесячная экономия в 84 334 рублей — весомый аргумент в пользу бухгалтерского аутсорсинга. И это без учета расходов на покупку мебели и оргтехники.

Наемный бухгалтер может улететь в отпуск на море, заболеть или уйти в декрет, тогда придется выплачивать пособия, а работать будет некому. С бухгалтером-аутсорсером такой проблемы не будет — вам быстро подберут нового.

На чем сократятся расходы

• зарплата и обязательные отчисления с дохода штатного бухгалтера. В нашем примере фонд оплаты труда составил 90 000 рублей, а еще с него надо заплатить страховые взносы — 27 000 рублей. Расходы на аутсорсинг, даже с учетом того, что нам понадобится оператор — 67 500 рублей. Выгода — 49 500 рублей. Иногда затраты на аутсорсинг полностью окупаются за счет проведенной специалистами оптимизации налогов;

• организация и оборудование рабочего места бухгалтера. Для собственной бухгалтерии вам понадобится арендовать офис, купить компьютеры, установить бухгалтерскую программу — аутсорсеру это не нужно;

• оплата курсов повышения квалификации. Если вы хотите, чтобы бухгалтерия работала эффективно, нужно ежегодно отправлять сотрудников на курсы повышения квалификации. Аутсорсинговая компания сама оплачивает обучение специалистов;

• оплата консультаций и справочных источников. Нужно следить за изменениями в законах, а иногда не обойтись без консультации профессионала. За справочную систему «Главбух» вам придется платить 3 000 рублей в месяц, а аутсорсинговая компания проконсультирует клиентов бесплатно.

Я руковожу бухгалтерской компанией с 2010 года. Наши клиенты — малый бизнес и индивидуальные предприниматели. Они самые незащищенные с точки зрения бухучета и налогов, потому что не могут позволить себе полноценную бухгалтерскую службу. Для нормальной работы компании, в штате которой больше пяти человек, нужны главбух, бухгалтер-оператор и расчетчик-кадровик.

Если хочется своего бухгалтера, нужно быть готовым к серьезным расходам. Грамотный главбух не будет работать за среднюю зарплату по рынку, а обычный бухгалтер не сможет сделать грамотные отчеты. Тогда начнутся проблемы с налоговой и штрафы.

— Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга

Для малого бизнеса оптимальный вариант — бухгалтерский аутсорсинг. Предприниматели платят аутсорсерам только за услуги, оказанные по заключенному договору. Чтобы выбрать организацию:

1. Найдите компанию в соцсетях, посмотрите, кто руководитель, чем он живет, как относится к работе, что о ней рассказывает;

2. Поищите отзывы в интернете;

3. Проверьте наличие страхования ответственности;

4. Внимательно изучите договор на оказание услуг.

В штате аутсорсинговых компаний можно найти бухгалтеров, которые работали в строительном бизнесе, в ресторанах, на крупных заводах или в стоматологии. Поэтому вы без труда выберете сотрудника, который специализируется на вашей сфере деятельности.

Какие вопросы задать перед заключением договора

Вопросы помогут понять, насколько профессиональные бухгалтеры работают в компании и как организована работа.

Как контролировать работу бухгалтера-аутсорсера?

Спросите, есть ли доступ к базе бухгалтерских документов и системе сдачи отчетов. С доступом вы сможете самостоятельно контролировать работу аутсорсера. Мы подробно рассказывали, как проверить бухгалтера и увидеть проблемы в бухгалтерии.

Убедитесь, что в договоре есть пункт о возмещении финансовых потерь, полученных по вине аутсорсера.

Как общаться с компанией-аутсорсером?

Уточните, кто из специалистов будет с вами работать и как вы сможете с ним общаться. В хорошей аутсорсинговой компании за каждым клиентом закреплен свой бухгалтер. К нему можно обращаться по всем вопросам, связанным с учетом.

Как отправлять документы?

Есть два варианта:

1. Передавать документы на бумаге. Отсканировать и самим привезти в офис компании или отправить по почте (курьером);

2. Отправлять копии отчетности и первичных документов в электронном виде. Документы будут поступать регулярно, вы сэкономите на доставке и бумаге и снизите стоимость услуг аутсорсинга.

За что нужно платить?

Узнайте, как формируется цена на услуги, что в нее входит и как она может изменяться. Стоимость аутсорсинга зависит от вида деятельности, режима налогообложения, количества сотрудников и оборота компании. Могут быть задействованы и индивидуальные показатели работы предприятий.

Приведем пример расчета услуг бухгалтерского аутсорсинга исходя из средних цен по Спб на декабрь 2018 года.

Расчет услуг бухгалтерского аутсорсинга

На аутсорсинг можно передать всю бухгалтерию или ее часть, например, подготовку отчетности, кадровый учет (расчет зарплаты и страховых взносов, оформление больничных листов, подготовка приказов и т.д.) и юридическое сопровождение (составление договоров с учетом требование закона, подготовка справок, выписок и документов для клиентов). Это удобнее и дешевле, чем искать специалистов по каждому направлению. Выгоду мы показали в первой таблице.

Попытка сэкономить и ограничиться передачей на аутсорсинг одной операции не даст выгодного результата. Если вы хотите, чтобы аутсорсеры рассчитали налог и составили декларацию, вам нужно подготовить все первичные документы, составить отчеты и только потом передать специалистам. При этом надо уметь подготовить данные и правильно оформить первичку. Без нужных знаний легко допустить ошибку.

Учитывая затраты времени и риск ошибок, понятно, что проще передать аутсорсеру весь бухучет.

Определиться, стоит ли отдавать бухгалтерский учет на аутсорсинг, поможет ответ на вопрос: «Загружен ли ваш бухгалтер 8 часов в день 5 раз в неделю?». Если нет, то вы — клиент бухгалтерского аутсорсинга.

Как найти квалифицированного бухгалтера в штат

Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.

Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.

Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.

Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.

Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.

На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.

Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:

1. Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;

2. Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;

3. Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;

4. Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;

5. Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.

По поведению кандидата и его навыкам использования программы вы поймете, есть ли у него на самом деле опыт работы.

Правильно опишите обязанности в вакансии

Только правильно изложив требования, вы сможете получить специалиста, отвечающего запросам вашей компании. Укажите:

• чем занимается компания и каковы масштабы деятельности;

• нужно начать учет с нуля или продолжать вести после предыдущего бухгалтера;

• какое количество юрлиц должен вести новый бухгалтер;

• по какой системе налогообложения работаете;

• кто будет заниматься первичными документами.

Примерное содержание объявления о вакансии на должность бухгалтера

Ознакомьтесь с резюме претендента на должность бухгалтера

1. Где он раньше работал, совпадает ли вид деятельности прошлого работодателя с вашим. Если сфера та же, значит кандидат знает ваш бизнес и вам не придется обучать его заново;

2. Нет ли в списке работодателей ваших конкурентов по бизнесу. Есть вероятность, что бухгалтер, который раньше работал на конкурентов, пришел к вам с недобрыми намерениями. Он может слить конкурентам базу контрагентов, раскрыть коммерческие тайны и просто разрушить бизнес.

   Были случаи, когда бухгалтер входил в доверие и пропускал через счета компании небольшие суммы по «серым» схемам за вознаграждение, обналичивал немалые деньги для собственных нужд, списывая затраты на административные расходы, сливал конкурентам базу актуальных клиентов и условия сотрудничества, что является коммерческой тайной любой фирмы;

3. Какой у претендента стаж работы. Нельзя положиться на бухгалтера, который постоянно меняет работодателей. Возможно, его увольняют, потому что он не справляется, или кандидат недобросовестно относится к работе и отходит от дел как только приходит время отчитываться за год.

Не нужно доверять всей информации из резюме без проверки. Не забудьте о тестовом задании, которое поможет проверить знания кандидата. Пусть составит отчет в налоговую инспекцию по данным вашей компании. Можно специально сделать несколько ошибок в первичных документах. Если вы не можете подготовить задание самостоятельно, доверьте его бухгалтеру, в знаниях которого уверены, или специалистам аудиторской компании. Поверьте, затраты оправданы. Платить за ошибки бухгалтера придется гораздо больше.

Назначьте новичку испытательный срок. За 2 — 3 месяца вы сможете понять, как новый бухгалтер справляется с обязанностями, и как о нем отзываются коллеги.

Как оптимизировать учет в организации

Когда не хочется ничего кардинально менять, попробуйте критично посмотреть на работу действующей команды. Не все расходы компании бывают оправданы. Из-за неопытного бухгалтера, отсутствия автоматизации документооборота и большого количества сотрудников затраты существенно возрастают.

Сначала посчитайте затраты на бухгалтерию и посмотрите, как они выросли за последние несколько лет. Если рост значительный, стоит задуматься об оптимизации расходов.

На чем сэкономить при ведении бухучета

Платные консультации

Предприниматели вкладывают немалые средства в консультации со специалистами и содержание платных справочно-правовых систем, чтобы получить информацию по изменениям в законодательстве и расчетов налогов.

Найдите опытного бухгалтера, который знаком с вашим видом деятельности и не нуждается в консультации по каждому вопросу.

Подберите справочно-правовую систему с комплектацией, которая подходит вашей компании и поможет бухгалтеру решать текущие задачи. Это позволит не тратиться на консультации с аудиторами.

Можно активировать справочно-правовые системы на время подготовки квартальных и годовых отчетов. Проверьте, как часто ваш бухгалтер использует систему.

Справочно-правовые системы

Получите бесплатные консультации в ФНС, Минфине, Онлайн Инспекции, ФСС, и ПФР.

Организации, предоставляющие бесплатные консультации

Штатное расписание

Оцените работу и нагрузку каждого специалиста. Возможно, бухгалтер закрывает нецелевые вопросы.Часто он выполняет функции секретаря, кадровика и оператора, что снимает необходимость нанимать сотрудников. Кадровые вопросы можно отдать на аутсорсинг, должность оператора можно закрыть, наладив первичный документооборот.

Если оптимизировать документооборот, особенно первичных документов, и настроить бухгалтерскую информационную систему (БИС), вполне можно обходиться и без бухгалтера-оператора. Пригласите сторонних специалистов или представителей компании, чью лицензию вы купили, они помогут настроить систему.

На заполнение документов уходит много времени и бумаги. Например, на складе оператор вынужден вручную заполнять товарные накладные, но если наладить в компании электронный документооборот, то это поможет не только сэкономить время, но и, возможно, убрать ненужную должность.

Расходы на печать, канцелярию, почту и содержание архива

Настройте программы для ведения бухгалтерии. Это поможет сэкономить на печати, канцелярии и содержании архива. С этими задачами справятся грамотно настроенные программы: «1С», CUBUX, «Онлайн Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Мое дело», Zoho Books и т.д.

Упорядочить ведение учета на предприятии помогут электронные системы документооборота (СЭД). Наиболее распространенные СЭД представлены в диаграмме.

Системы электронного документооборота

Штрафы и пени

Составьте график документооборота, отрегулируйте своевременную подачу первичных документов в бухгалтерию и тогда ваш бухгалтер будет вовремя подавать отчеты в налоговую инспекцию, что избавит вас от штрафов.

За опоздание со сдачей отчетности организации грозит штраф 5% от налога за каждый месяц просрочки. Минимальный штраф — 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ). А если просрочить отчетность больше чем на 10 дней, то налоговая может заблокировать расчетный счет, что приведет к еще большим потерям (п.2 ст. 76 НК РФ).

Мы рассказывали, что нужно делать, если налоговая заблокирует ваш расчетный счет.

Чтобы не забывать вовремя готовить и сдавать отчеты, воспользуйтесь календарем бухгалтера. В нем вы найдете сроки сдачи ежемесячной, ежеквартальной и годовой отчетности. Составьте собственный график и соблюдайте его.

Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии

1. Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;

2. Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:

   • передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;

   • серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;

3. Набирайте на работу только хороших специалистов:

   • правильно опишите обязанности в вакансии;

   • изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;

   • подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;

4. Проверьте работу собственной бухгалтерии и найдите способы сэкономить средства компании:

   • регулярно проверяйте работу штатного бухгалтера — вовремя ли сданы отчеты, нет ли переплат по налогам или штрафов, сколько времени бухгалтер проводит на рабочем месте;

   • оцените, как часто бухгалтер пользуется справочно-правовой системой — это позволит понять, насколько она нужна;

   • чаще берите бесплатные консультации, предоставляемые государственными органами;

   • организуйте электронный документооборот внутри организации — это избавит бухгалтера от потери времени и позволит быстро формировать отчетные данные для исчисления налогов;

   • разработайте свой календарь бухгалтера и отслеживайте сроки сдачи отчетов и уплаты налогов.

Комментарий эксперта

Для малого бизнеса аутсорсинг бухгалтерского учета помогает существенно сэкономить. Если ваш бухгалтер не занят в течение полной рабочей недели, это повод задуматься о том, чтобы передать учет в консалтинговую компанию. Помимо прямой экономии, которая складывается из экономии на заработной плате бухгалтера и страховых взносах, расходов на бухгалтерские программы и рабочее место сотрудника, не менее значительной надо отметить возможную экономию на начисленных налогах, а также штрафах.

К сожалению, очень часто уровень профессионализма бухгалтеров, занятых в микро- и малом бизнесе, оставляет желать лучшего. Практически в каждом втором случае, когда к нам приходят на обслуживание организации, в которых был штатный или приходящий бухгалтер, мы сталкиваемся с ошибками или запущенным учетом. В итоге организация несет расходы на бухучет дважды, сначала заплатив зарплату бухгалтеру, а затем консалтинговой компании за восстановление учета.

Дело в том, что специалисты консалтинговых компаний имеют опыт работы с различными видами деятельности, системами налогообложения, проходят регулярное обучение и повышение квалификации, они видят деятельность организации, как бы сверху, и могут предложить наиболее выгодные способы учета и налогообложения, которые предусмотрены законодательством. Их налоговый кругозор, если можно так сказать, гораздо шире, чем у бухгалтера, который работает в одной небольшой организации. Все это касается, конечно, серьезных консалтинговых компаний.